Empowerment – Ukryta moc pracowników

„Empowerment Odkryj ukrytą moc Twoich pracowników!” to mała 170 stronicowa książeczka, którą można przeczytać spokojnie w jedno popołudnie. Przystępnie napisana w narracyjnym stylu. Z drugiej strony zawierająca tylko kilka wskazówek i nie za dużo konkretów. Bardziej nakierowuje tok myślenia czytelnika, aniżeli podsuwa jakieś gotowe rozwiązania.

Empowerment czyli upełnomocnianie.

To proces w którym angażujemy naszych pracowników w aktywne i świadome podejmowanie decyzji. Branie za nie odpowiedzialności. W wielkim skrócie to stworzenie środowiska, w którym pracownik czuje że ma realną władzę i decyzyjność – Like a boss. Co przekłada się na duże zaangażowanie, oraz poczucie większego obowiązku z wykonywanych zadań.

Prowadzenie firmy to jak prowadzenie działań wojennych. Mamy sztab główny w postaci zarządu, prezesa, rady nadzorczej. Pierwszą i drugą linię frontu pracowników i średni szczebel – uzbrojonych w produkt, lub usługę. Po drugiej stronie barykady klientów, konkurencję i całą resztę otoczenia rynkowego. Problemy również te same jak na froncie. Informacje w jedną i drugą stronę docierają z opóźnieniem, są niepełne lub ubarwione. To pierwszy problem, który stara się rozwiązywać upełnomocnienie.

Transparentność i przepływ informacji – Dziel się z każdym dokładnymi informacjami

Mamy blokadę mentalną w informowaniu o bieżącej sytuacji w firmie, jak i o szczegółach jej działalności. Nie przekazujemy swoim pracownikom wszystkiego czego wiemy. Obawy tutaj są jak najbardziej na miejscu. Boimy się wycieku poufnych informacji, czy ogólnego chaosu.

Oczekujemy jednak od zatrudnionych, że będą podejmować świadome i dobre decyzję w oparciu o szczątkowe informacje. Empowerment mówi o całkowitym uwolnieniu informacji w obiegu firmy. O ile w Stanach taki model jest w pełni do przełknięcia, to w Polsce takie opory ma wiele firm. Irytuje mnie podejście ograniczonego zaufania do pracowników. Ciężko przez to zbudować odpowiedzialny i zaufany zespół.

„Pracownicy nieposiadający dokładnych informacji nie są w stanie działać odpowiedzialnie. Z kolei osoby posiadające takie informację czują, że powinny zachowywać się odpowiedzialnie”

Przykład z życia – Mój znajomy był rekrutowany do projektu, w którym miał zajmować się rozwojem i sprzedażą pewnego produktu. Zostało mu jasno powiedziane, że sprzedawany produkt zarabia, generuje małe, ale STAŁE przychody. Więc jego rolą miało być rozkręcenie działającego modelu. Po podpisaniu papierów okazało się że mamy do czynienia z bardzo wczesnym MVP (Minum Viable Product), które zostało sprzedane dosłownie raz i to w połowie za barter. Handluj z tym… Jeżeli na wstępie, ktoś tak dzieli się informacją to nie oczekuj że w przyszłości będzie lepiej.

Książkowym przykładem (dosłownie z tej konkretnej książki) jest restauracja. Jeżeli ktoś ma już jakiekolwiek pojęcie o branży gastronomicznej, to jest przeświadczony o bardzo wysokich marżach, jakich narzucają restauratorzy. Wygląda to jednak nieco inaczej. Celem menadżerki pewnego lokalu gastronomicznego była optymalizacja kosztów. Udało się jej to osiągnąć poprzez uświadomienie swoim pracownikom, ile faktycznie restauracja zarabia na serwowanych posiłkach. Okazało się np. że kiedy kucharz przypali steka, to restauracja będzie musiała sprzedać 7 kolejnych porcji wołu, żeby go odrobić. Co tego typu informacje dały personelowi? Pobudzenie przedsiębiorczego myślenia całej kadry – większa uwaga podczas obróbki jedzenia, zwracanie uwagi na wagę podawanych porcji. Finalny efekt? Redukcja kosztów i zwiększenie zysków o prawie 20%, które można przeznaczyć na podwyżki lub dalszy rozwój.

Dzielenie się ze wszystkimi dokładnymi informacjami1

  1. Jest pierwszą zasadą upełnomocnienia ludzi i firm.
  2. Pozwala pracownikom dokładnie zrozumieć aktualną sytuację.
  3. Jest początkiem budowania zaufania w organizacji.
  4. Pozwala przełamać tradycyjne myślenie hierarchiczne.
  5. Pomaga ludziom działać bardziej odpowiedzialnie.
  6. Zachęca pracowników do zachowywania się tak, jak gdyby byli właścicielami firmy.

Stwórz autonomię poprzez ustalanie granic.

Zdarzyło wam się pracować w firmie, lub projekcie gdzie wasze kompetencje były bardzo rozmyte? – „Dobra chłopaki dzisiaj piszemy posty na blogi, trzeba pompować PR!”.

Dwa dni później – „Chłopaki wy nic nie sprzedajecie, poszukalibyście klientów i wysłali im jakieś oferty, bo hajs od inwestora się kończy.”
„A ty w kącie – jesteś dobry w excelu, zrób mi dwa banerki w Photoshopie.”
Takie środowisko omnibusów, growth hackerów z urzędu nie wpływa dobrze na szybki rozwój w firmy.

Spisana lista obowiązków i priorytetów dla danego stanowiska to rzecz tak oczywista, że często o niej zapominamy. Jednak to nie wszystko. Jeszcze ciekawsze jest to kiedy poprosimy o sporządzenie takiej listy pracownika, oraz poprosimy jego przełożonego by zrobił to samo dla niego. Różnice mogą się często okazać zaskakujące. Duże rozbieżności są następstwem często błędnej komunikacji i podrzucania podwładnym rzeczy mało istotnych z punktu widzenia ich stanowiska.

Utożsamienie pracownika z firmą to kolejny etap. Ważne jest żeby znali jej wartości, cele i wizję rozwoju. Jeżeli jesteście młodą firmą i jeszcze nie ukształtowaliście takich rzeczy, dobrze jest je opracować razem.

Obszary graniczne tworzące autonomię2:

  1.  Cel – W jakiej firmie pracujesz?
  2. Wartości – Jakie są wyznaczniki waszego działania?
  3. Wizja – Jak wyobrażasz sobie przyszłość.
  4. Cele – Co, kiedy, gdzie i jak robisz?
  5. Role – Kto wykonuje jakie prace?
  6. Struktura i systemy operacyjne – W jaki sposób wspierasz to, co chcesz robić?

Spotkałem się ze stwierdzeniem młodych firm, że nie potrzebują one takich „korponotek” Przytoczę jeden argument za, który przekonuje większość osób. Nakreślenie nawet najbardziej prostych celów, wartości i wizji pozwala wam lepiej i szybciej podejmować decyzje.
Prosty przykład dla firmy dostarczającej jeden typ oprogramowania:
„Nasza firma tworzy oprogramowanie, które jest proste, przejrzyste, jak najbardziej intuicyjne, oraz opiera się na integracjach ze sprawdzonymi dostawcami” 

Teraz kiedy przyjdzie do nas firma, która w nazwie ma „z o.o. w organizacji”, to bez większego zastanawiania się powiecie:
„Ok przypomnijcie się za pół roku, jak nabierzecie doświadczenia i poprawicie usability waszego panelu.”

Dlaczego powinniśmy tworzyć takie rzeczy razem ze swoim zespołem? To bardzo proste. Pracownicy chętniej pracują na rzeczach, które sami opracowali i stworzyli. Nie lubimy kiedy ktoś z góry narzuca nam rozwiązania, które diametralnie zmieniają styl pracy. Równocześnie są w naszym odczuciu odrealnione – bo przyszły ze sztabu głównego, który nie zna aktualnej sytuacji na froncie. Dodatkowym argumentem jest poczucie realnego wpływy na firmę, a o to przecież chodzi w upełnomocnieniu.

Tworzenie autonomii za pośrednictwem barier3

  1. Opiera się na dzieleniu informacją.
  2. Wyjaśnia ogólną sytuacje dzięki braniu pod uwagę opinii każdego pracownika.
  3. Pozwala przekształcić ogólny obraz w jednostkowe cele i role.
  4. Określa wartości i zasady, na których opierają się pożądane działania, kiedy wartości są jasne, podejmowanie decyzji jest prostsze.
  5. Rozwija struktury i procedury dające ludziom upełnomocnienie.

Zastąp strukturę hierarchiczną autonomicznymi zespołami.

Źródło Wiki

Źródło Wiki

Wszystko to co opisałem powyżej, dąży do odejścia od klasycznego podejmowania decyzji na górze organizacji, a oddaniu inicjatywy zespołom operacyjnym. Uczymy ludzi podejmować decyzję i pokazujemy im, że nie są tak mocno zależni od nas.

Sprawdza się to w szczególności w systemach, gdzie decyzja powinna być podejmowana jak najszybciej. Przykładem niech będzie, obsługa i wsparcie bieżące klienta, czy sprzedaż i wdrażanie powtarzalnych, pudełkowych rozwiązań.

Wyzwaniem jest tutaj stworzenie zgranego zespołu, który będzie działał jak rasowy pluton brytyjskiego SAS-u. Jednak o tym temacie poświecę już inny wpis. Największym plusem upełnomocnienia podwładnych to faktyczna oszczędność czasu, który możemy poświęcić na przykład na strategiczne zarządzanie.

Źródła:

"Empowerment. Odkryj ukrytą moc Twoich pracowników!" - Ken Blanchard, John P Carlos, Alan Randolph. One Press 2012 ISBN: 978-83-246-3633-4
Empowerment definicja - Wiki
Miniatura wpisu - Wiki
1, 2, 3 - "Empowerment. Odkryj(...)" str. 63, 68, 84
  • Marek

    „A ty w kącie – jesteś dobry w excelu, zrób mi dwa banerki w Photoshopie.” – Leżę ze śmiechu. Ogólnie dobry wpis :) Mówiłeś że będziesz coś pisał o SCRUM?

    • lukkonior

      Ze SCRUMa coś się powinno pojawić zaraz po nowym roku.

  • Łukasz Kiełkowski

    Świetny wpis mordeczko :). Czytało się przyjemnie tak samo, jak inne wpisy ;)

    • lukkonior

      Спасибо :)