5 Powodów by stosować checklisty i podnosić efektywność

Z moich skromnych obserwacji wynika że każda osoba, dział projektowy, czy też czasami cała firma, broni się przed „korpo procedurami” i zbędną papierkową robotą,  jak Francuzi przed Niemcami w Forcie Vaux(wiki). Podobno najprostsze rzeczy są najlepsze, a nie znam lepszego i prostszego narzędzia do poprawy jakości jak właśnie checklisty. Jest to świetny kompromis dla dużych i zawiłych procedur projektowych, a najbardziej anorektycznych  metod zwinnych.

źrodło Spongebob

źrodło Spongebob

1. Powtarzalność i skalowalność procesów

Tworząc listę kontrolną po raz pierwszy tworzymy powtarzalny standard, dla kontroli i poprawy jakości. Dobrze sporządzona checklista  pozwala nam zaoszczędzić dużo czasu. Dzięki niej przystosowanie pracownika do nowych zadań jest o wiele prostsze. Kiedy zespół szybko się rozrasta ważne jest żeby oprócz szkoleń przez bardziej doświadczonych pracowników miał on przygotowane odpowiednie procedury, które pozwolą trzymać ten sam poziom bieżących prac. Dodatkowo delegowanie zadań staje się o wiele prostsze.

2. Nie musisz wyważać po raz drugi tych samych drzwi

Kolejna oszczędność. Rozpoczynając po raz kolejny nowe wdrożenie, nie musisz się zastanawiać od czego zacząć, ale robisz to automatycznie. Masz więcej czasu żeby skupić się na ważniejszych wyzwaniach. Przykładem niech będzie lista kontrolna rozpoczęcia projektu – może zawierać punkty odnoście skompletowania dokumentów w łatwo dostępnym miejscu. Tak żeby grupa wdrożeniowa wiedziała co tym razem im dział handlowy podsunął ;). Niby błaha rzecz, a ile razy zdarzyło się że w ferworze projektu trzeba było odnieść się do zaakceptowanej specyfikacji lub umowy, a ta nie była akurat pod ręką.

3. Rozwiązanie problemu „Jednoosobowej Armii”

Jedną z zasad, którą staram się stosować we własnych projektach jest by nie było w nich osób niezastąpionych. (Wiadomo każdy z was chłopaki jest wyjątkowy;)) Jednak nie może dojść do sytuacji gdzie tylko jedna osoba potrafi obsługiwać, wdrażać lub naprawić jakąś rzecz. Wystarczy kilka sytuacji losowych i czas oddania prac niebezpiecznie kieruje się w stronę terminu kar umownych. Checklista okazuje się tutaj świętym wsparciem w rozwiązaniu tego problemu.

4. Łatwiej wyłapać nierzetelności i zdiagnozować błędy.

Dzięki cheklistom łatwiej kontrolować wykonanie pracy. Wiadomo że nikt nie popełnia celowo błędów. Często popełniamy je przez pośpiech, zbyt dużą pewność siebie, czy zmęczenie. Lista kontrolna pomaga nam lepiej wyłapać przyczynę błędów i szybciej je niwelować.

5. Lepsze radzenie sobie w sytuacjach krytycznych

Listy kontrolne wywodzą się z lotnictwa i medycyny. W krytycznych momentach, gdzie pośpiech, lub zła ocena sytuacji może spowodować nieszczęście sprawdzają się znakomicie. Jeżeli coś przestało funkcjonować możemy z wcześniej przygotowaną listą, przejść punkt po punkcie i znaleźć szybciej rozwiązanie, unikając zbędnego stresu i pośpiechu.

Na co należy zwrócić uwagę

Dobra checklista to aktualna checklista. Musimy wyrobić w sobie i zespole nawyki by cały czas je poprawiać i aktualizować. Każdy członek zespołu powinien zgłaszać swoje komentarze i propozycje zmian. Dobrze więc by były one dostępne w środowisku gdzie łatwo możne je edytować. Najpopularniejsze narzędzia do trzymania list to Google Docs, Trello czy Asana.

Drugą, chyba jeszcze ważniejszą rzeczą jest to by przekonać zespół by korzystał z nich rzetelnie. Zbyt pewny siebie team, z dużym doświadczeniem będzie podchodził do tego z dużym dystansem. Najlepiej jest opracować procedury wspólnie z nimi od początku. Wtedy w grupie nie będzie przeświadczenia, że coś zostało narzucone z góry.

ŹródłoPotęga Cheklisty

  • thejw23

    Może od końca.

    „Każdy członek zespołu powinien zgłaszać swoje komentarze i propozycje zmian” – co bardzo łatwo może doprowadzić do bałaganu i bezproduktywnych dyskusji. Ma pewien sens, ale… mniej doświadczeni mogą nie znać całego kontekstu, mieć ograniczone pojęcie, sugerować gorsze rozwiązania itd.

    „Dobrze więc by były one dostępne w środowisku gdzie łatwo możne je edytować.” Tylko nie edytować – komentowanie, wtedy jest jakaś historia, wszystko widać. Edytowanie doprowadzi do chaosu.

    „Jeżeli coś przestało funkcjonować możemy z wcześniej przygotowaną listą, przejść punkt po punkcie i znaleźć szybciej rozwiązanie” To drobny, bardzo drobny, wycinek pracy, najczęściej coś nie działa i HGW dlaczego, nie ma checklisty mówiącej co robić jak w koszyku źle nalicza rabat, albo klient X nie może kupić czegoś co powinien.

    „Lista kontrolna pomaga nam lepiej wyłapać przyczynę błędów i szybciej je niwelować.” jak wyżej, w bardzo wąskim zakresie przypadków, cała reszta to czarna magia i kombinowanie.

    Generalnie – to o czym piszesz ma sens w przypadku powtarzalnych rzeczy. Nowy pracownik, release nowej wersji, migracja itp. I chyba takiego podsumowania mi zabrakło, bo w normalnej pracy programisty, listy powinny być, ale w innym kontekście. Raczej dla klienta, w celu kontroli jak leci projekt, aby miał pojęcie (moim zdaniem powinien, chociaż równie dobrze może to być rola PM aby zdawać relacje z postępów). Osobne listy powinni mieć programiści, własne, z podziałem jakiegoś taska klienta na mniejsze i odznaczanie co zrobione. Dzięki temu PM widzi jak leci. Taski te powinny w firmie mieć licznik czasu, aby widać było kto ile nad czym siedzi – to pozwala ocenić, że Jurek siedzi X czasu nad bp. strukturą bazy i pisaniem optymalnych zapytań, może powinien mu pomóc ktoś z większym doświadczeniem? To wymaga dyscypliny, przełączania tasków aby właściwy logować, ale na dłuższą metę ma sens.

    Tak jak we wsześniejszym komentarzu napisałem, na checklisty trzeba uważać i dobrze je przemyśleć.

    • thejw23

      acha, drobną literówkę znalazłem, punkt 2, „po raz kolejny nowy wdrożeni,” ;)